第425回
内容証明郵便の書き方がわからない

内容証明郵便で相手方に通知を出そうとしても、
その書き方がわからないという方も多いと思います。

内容証明郵便は、一定の形式が要求されています。
そこが注意点です。
せっかく、通知文を作って郵便局に持って行っても
受け付けてもらえないからです。

内容証明郵便については、字数が決まっています。
１行に20字、１頁に26行、
即ち、20字26行の形式で、通知文を作成する必要があります。

それから、内容証明郵便で出そうとする通知文は、
３通用意しなければなりません。
相手に出す分と郵便局用の控えと、
通知を出す人用の控えとなります。

今は、パソコンで手軽に字数の設定ができますし、
コピーも簡単にできます。
だから、これだけ分かれば、
自分で内容証明郵便を作成することも簡単にできます。

しかし、以前は、通知文を作成するのは手書きで、
コピーをとるのも大変でした。

そこで、文房具屋などで、
内容証明郵便を作成するための書式が売られていました。
通知文を作成する用紙は、
予め20字26行で升目が記載されており、
字数制限に引っかからないようになっています。

また、３枚複写式になっており、
１枚書けば、写しが２通（合計３通）
作成されるようになっているのです。

内容証明郵便を作成するための用紙は、
今でも売られていると思いますので、
パソコンが苦手な人は、その書式を購入して
内容証明郵便を作成するというのも１つの方法です。

ただし、自分で作成する場合の注意点を挙げると、
２枚以上になるときは、
１枚目と２枚目の間に印鑑を押さなければなりません。
この印を契印と言います（割り印とも言います）。

また、(１)などの数字は、２文字と数えるので、
20字を超えないか注意が必要です。

内容証明郵便では、自分の主張を通知文として出すので、
裏づけとなる証拠も同封して送りたい
と考える人もいるでしょうが、
20字26行の形式を守った文書しか同封できないので、
図面や表、写真などは同封できません。

以上が内容証明郵便のおおよその書き方、出し方です。

どういう文章を書いたらよいかは、ケースごとに違いますので、
残念ながらこのコラムでは説明できません。